Cadastro de Cotação de Venda

A Cotação de Venda é importante para organizar os processos de venda, manter a transparência e clareza sobre o que está sendo fechado, apresentando itens, quantidades e prazos de entrega desejados pelo seus Clientes, permitindo registrar no sistema todas as solicitações de cotação recebidas, para consultas futuras.

O sistema ERP - Few-Words possui no Módulo de Vendas/Faturamento, um Menu onde é possível cadastrar e gerenciar Cotações de Vendas.

Para cadastrar Cotação de Venda, no Menu principal do sistema, clique no Módulo "Vendas/Faturamento".

Na janela "Módulo de Faturamento", clique no Menu "Vendas" e em seguida "Cadastro de Cotações".

Abrirá a janela "Cadastro de Cotações".

Na parte superior da janela, clique no botão "Incluir".

Após clicar no botão "Incluir", abrirá a janela "Adicionando Cotação".

Esta janela é constituída pelas seguintes guias: Dados de Cliente, Informações Comerciais, Folow-Ups e Análises.

Dados de Cliente 

Os campos para preenchimento desta guia são:

Nº da Cotação - Campo sequencial numérico, preenchido automaticamente e flexível à alterações

Data Emissão - Campo preenchido automaticamente conforme a data do Windows e flexível à alterações.

Cliente - Se a empresa solicitante possuir cadastro, clique na caixa de seleção ao lado deste campo e informe o cliente. Os campos referente Razão Social, Fantasia, Endereço e Contato, serão preenchidos automaticamente. 

Consultar CNPJ (botão) - Se a empresa solicitante não possuir cadastro, preencha o campo CNPJ e clique neste botão. O sistema realiza uma busca na base de dados da Receita Federal e automaticamente preenche os campos relacionados a Razão Social e Endereço. Também pode ser utilizado, no caso de clientes cadastrados.

Vendedor - O sistema possui um cadastro de vendedores, selecione o vendedor previamente cadastrado.

Para acessar o Manual de Cadastro de Vendedores, clique aqui. 

Informações Comerciais 

Após preencher os campos da Guia "Dados de Cliente", clique na Guia "Informações Comerciais".

Nesta guia, é possível informar endereços de Entrega e Cobrança.

Para selecionar um endereço de Entrega/Cobrança previamente cadastrado no cliente, ou cadastrar diretamente na cotação, clique no botão "Incluir".

Abrirá a janela para inclusão dos endereços, "Incluir Registros".

Preencha os campos:

Tipo de Endereço - Selecione o tipo de endereço: Entrega ou Cobrança.

CEP - Para cadastrar o endereço, preencha o campo CEP e em seguida, clique no botão ao lado. 

Os campos: Endereço, Bairro, Cidade e UF, serão preenchidos automaticamente.

Pesquisar Endereços do Cliente - No caso da empresa solicitante possuir cadastro, clique neste botão para que o sistema importe o endereço previamente cadastrado no cliente.

Para acessar o manual de Cadastro de Endereços do Cliente clique aqui.

Para concluir o cadastro do endereço, clique no botão "Salvar".

Após selecionar os endereços, na mesma guia, preencha os campos:

Prazo de Entrega - Informe a quantidade de dias para o prazo de entrega.

Prazo de Validade - Informe a quantidade de dias referente a validade.

Cond. de Pgto - O sistema possui um cadastro de condição de pagamento, selecione a condição previamente cadastrada. 

Para acessar o manual de " Condição de Pagamento", clique aqui.

Observações - Campo preenchido automaticamente, flexível à alterações.

Follow-Ups 

A finalidade desta guia é, cadastrar agendamentos para futuro contato com o cliente e também acompanhar as negociações efetuadas nos contatos realizados.

Para cadastrar um agendamento, na parte inferior da janela, clique no botão "Agendar Novo Contato".

Abrirá a janela para cadastro do agendamento, "Incluir Registro".

Esta janela possui os seguintes campos e funções:

Data/Hora Follow-Up -  Preencha estes campos com a data e a hora em que o contato deve ser realizado. Estes campos são preenchidos automaticamente, conforme a data e hora do Windows, podendo ser alterado. 

Notificar Follow-Up - Marque esta opção para notificar o agendamento na guia "Follow-up", da janela "Cadastro de Cotações". 

Responsável - Selecione o responsável previamente cadastrado.

Histórico - Campo disponibilizado para anotações, referente a negociação.

Contato realizado em - Preencha este campo com a data em que o contato foi realizado.

Baixar notificação anterior? - Para tirar notificação anterior da guia "Follow-up" (janela "Cadastro de Cotações"), marque esta opção.

Para cadastrar o agendamento, clique no botão "OK".

Quando os agendamentos são cadastrados, também são notificados na guia "Follow-up", localizada na janela de "Cadastro de Cotações". 

Para realizar a baixa desta notificação, selecione a notificação e clique no botão "Contato Realizado".

Para mais informações, acesse o manual "Follow-Up", clicando aqui.

Análises 

Nesta guia é possível consultar as análises de aprovação ou reprovação realizadas durante o processo de negociação.

Para saber como enviar uma cotação para análise, acesse o manual "Como Enviar para Análise e Gerenciar Cotação de Venda", clicando aqui.

Para concluir o cadastro do cabeçalho da cotação, clique no botão "OK".

Em seguida, devemos incluir os itens que compõe esta Cotação.

Adicionando Item na Cotação

Para inclusão dos itens, na parte inferior da janela "Cadastro de Cotações", clique no botão "Incluir".

Abrirá a janela "Inserindo Novo Registro".

Os campos para preenchimento desta janela são:

Código - Na caixa de seleção ao lado deste campo, selecione o item.

Quantidade - Preencha este campo com a quantidade solicitada pelo Cliente.

Preço Unitário - Preencha este campo com o valor unitário do item.

Prazo de Entrega - Selecione o prazo de entrega, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema.

Ultimas Compras do Item - Neste quadro, o sistema lista as ultimas compras realizadas pelo solicitante 

Na própria janela de inclusão do item, o sistema disponibiliza um campo, onde é possível descrever observações diretamente no item, podendo alterar a formatação dos textos.

Para adicionar observações, na parte inferior da janela, clique na guia "Observações".

Para inclusão do item na Cotação, clique no botão "Salvar".